Tips og tricks til Open XML

Open XML bruger metadata til at beskrive indholdet af teksten. Du kan kende det nye filformat til Office XML på at det ender med x, f.eks. .xlsx, .pptx

I Office-versionerne før 2007 var de informationer, der lå i de forskellige Office-dokumenter utilgængelige for andre programmer. Således var det ikke muligt at hente f.eks. adresser, emner eller andre oplysninger ud af dokumenterne, simpelthen fordi filformatet ikke gav mulighed for at angive, hvor den ønskede information kunne findes i dokumenterne. Skulle den slags informationer trækkes ud af dokumenterne, var det nødvendigt at åbne hvert eneste dokument og hente dem ud manuelt.

Men ved at anvende Office XML-formatet er det muligt at markere de enkelte informationer med særlige XML-koder. Derved kan andre programmer hente de markerede informationer ud af dokumenterne, uden at dokumenterne behøver at blive åbnet manuelt for at finde informationerne.

Derved bliver det muligt at trække brugbar information om f.eks. navne og adresser fra kundebreve, der allerede er skrevet og importere dem f.eks. i et CRM-system og genbruge kontaktinformationerne der.

Samme komprimeringsformat som ZIP-filer

Det nye Office XML filformat bruger samme komprimeringssystem, som du kender fra ZIP-filer. Det betyder, at hvis du omdøber en Office-fil til .ZIP, kan du åbne den som enhver anden ZIP-fil. Det gør det muligt at tilgå det eller de inkluderede XML-Schemes, så du f.eks. kan ændre formatering og andre dokumentegenskaber blot ved at trække et andet XML-Scheme over i ZIP-mappen. Det betyder, at du kan ændre indhold og egenskaber for et Office-dokument, uden at du behøver åbne det i det tilhørende Office-program.

Ikke bagudkompatibelt

Office XML-format der nu er en ISO-standard for dokumenter på lige fod med Open Office, er desværre ikke bagudkompatibelt med tidligere versioner af Microsoft Office system. Det betyder, at hvis du skal udveksle dokumenter, du har skrevet i en Office-version fra og med Office 2007, med kollegaer eller venner der stadig anvender Office 2003 eller tidligere, så skal du enten gemme dem i det gamle filformat eller opdrage modtagerne til at installere den særlige opdateringspakke, der gør det muligt for de tidligere Office-versioner at kunne læse det nye Office XML-filformat.

Desværre betyder den manglende bagudkompatiblitet også, at der er visse af de nye muligheder i de nyeste Office-versioner, f.eks. SmartArt, der enten kun vanskeligt eller slet ikke redigeres, hvis du udveksler dokumentet med en, der anvender en gammel Office-version. Derfor skal du nogle gange tænke dig en ekstra gang om, hvis du ved, at du skal arbejde sammen med nogen, der anvender ældre Office-programmer og derfor ikke kan redigere figurer og andre objekter, der er oprettet i den nye version af Office – også selvom de har installeret opdateringen, der gør det muligt at læse det nye filformat i deres gamle version af Office.

Herunder har vi samlet en række tips og tricks til, hvordan du udveksler dokumenter gnidningsløst med brugere af tidligere Office-versioner. Det er ikke optimalt i længden, men som bruger af en nyere Office-version er du nødt til at acceptere, at ikke alle får opdateret deres Office-version lige hurtigt – og du kan jo ikke fraskrive folk, bare fordi de ikke lige har opprioriteret at holde deres Office-pakke helt up to date.

Samarbejd om dokumenterne

Hjælp samarbejdet på vej ved at holde dokumenter i kompatibel tilstand, når du arbejder med andre, der bruger ældre versioner af Microsoft Office.

Gem filer i Kompatibilitetstilstand med Gem Som-kommandoen. Klik Office-knappen | Gem som eller tryk på F12-tasten. Vælg Office 97-2003-dokumenter fra Filtyper-feltet.

Microsoft Office Word® 2007

Undgå Equation, SmartArt og temaer for farver og fonte, når du samarbejder på et dokument med brugere, der kører med ældre versioner af Microsoft Office Word.

Microsoft Office Excel® 2007

Skal du bruge Pivottabeller, må du oprette workbooks i kompatibilitetsstilstand fra starten af, hvis de skal kunne læses af ældre versioner. Undgå ark med mere end 256 kolonner og mere end 65.000 celler.

Microsoft Office PowerPoint® 2007

Diagrammer og mange grafiske effekter, som former, slagskygge og SmartArt-objekter, bliver konverteret til to OLE-objekter eller faste billeder i ældre PowerPoint versioner.

Microsoft Office Access® 2007

Nye datatyper og egenskaber for felter, som ”multivalued lookup fields, history-tracking memo fields og attachment data types”, skal fjernes fra databasen, før den konverteres. Databasen kan ikke linke til tabeller i andre Access 2007-dokumenter.

Hjælp dem

Når du deler dokumenter med andre brugere, der har ældre Office-versioner, så placer et link til konverteringspakken i din mail-signatur. De kan hurtigt installere disse plugins til deres Office og få adgang til dine dokumenter. Linket hedder http://www.microsoft.dk/2007plugin.

Gør dokumenter klar til distribution

Gode råd til problemfri udveksling af dokumenter med brugere af tidligere Office-versioner

Konverter gamle dokumenter

Et Office-dokument af ældre version åbnes altid af Office 2007 og 2010 i kompatibilitetstilstand. Denne tilstand frakobler visse af de nyere Office-kommandoer eller får dem til at opføre sig uventet. Klik på Office-knappen | Konverter for at slå alle kommandoer og funktioner til igen.

Tip: Tilføjelsesprogrammer og værktøjslinjer fra tredjepart vil blive tilføjet en særlig Add-ins-fane til højre på båndet.

Kør kompatibilitetstjek

Før du deler filen, så klik Office-knappen | Forbered | Kør kompatibilitetskontrol for at scanne dokumentet igennem for problemer, som kan opstå, hvis filen åbnes i en ældre Office-version.

Ryd op i skjulte data

Fjern alle spor i dokumentet efter rettelser, kommentarer og ekstra forfattere, når du er klar til at udsende. Vælg Office-knappen | Forbered | Undersøg dokument for at finde alle fodnoter, kommentarer, skjult tekst og korrekturmærker.

Klik Fjern alle ud for hver type af skjulte data, som du vil slette. Dette forhindrer uvedkommende i at snage i din arbejdsproces via dokumentets korrekturmærker, spor af bidragsydere, egenskaber og dine XML-data.

Tip: Gem dokumentet i en kopi, før du kører Undersøg dokument. Ændringer kan ikke altid fortrydes igen.

Del på alle platforme

Du kan omdele dokumenter i et uredigerbart format på andre platforme end Microsoft Office 2007 ved at gemme som Portable Document Format (PDF) eller XML Paper Specification (XPS). Begge filtyper er låste mod redigering, men er velegnede til læsning og udskrivning.

Tip: Du kan hente “Microsoft Gem som PDF eller XPS”-tilføjelsesprogrammet fra Microsoft Download Center

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displayLang=da

Beskyt dit dokument

Sådan sikrer du dine dokumenter

Brug digital signatur

Giv modtageren af dokumentet forsikring for, at det vitterligt er skrevet af dig ved at skrive under med en digital signatur. Vælg Office-knappen | Forbered | Tilføj en digital signatur. Du skal bruge en digital signaturfil fra en ekstern leverandør.

Tip: Find udbydere af digitale signaturer på Office Marketplace http://office.microsoft.com/marketplace

Beskyt dit dokument

Når du arbejder med fortrolige oplysninger, kan du beskytte dokumentets indhold ved at vælge Office-knappen | Forbered | Krypter dokument. Indtast et password, og klik på OK-knappen. Nu kan dokumentet kun læses af personer, som kender det korrekte password.

Du kan også hente vores nye Quick Guide i PDF her: http://www.officetips.dk/?p=250

Annonce: Lær mere om Microsoft Office!

OfficeBogen Online giver dig inspiration, tips og tricks til, hvordan din arbejdsdag kan blive enklere, og du lettere kan få løst dine opgaver ved hjælp af de mange nye muligheder, Microsoft Office 2010 giver dig.

Du kan også købe en trykt version af bogen. Bogen sælges kun til registrerede virksomheder med eget CVR-nummer i minimum 10 eksemplarer. Du kan bestille den trykte version her.

Læs mere!

Annonce: Skræddersyet træning til din virksomhed

Vi leverer træningsløsninger, der passer til netop din virksomheds og dine medarbejderes behov. Kontakt os i dag og få mere at vide om vores kurser i f.eks. Microsoft PowerPoint og Outlook.

Læs mere!

Ingen relevante artikler matcher denne artikel.