DOWNLOAD: Det nye Office filformat

Det nye filformat i Office 2007 bruger metadata til at beskrive indholdet af teksten. Du kan kende det nye filformat til Office XML på, at det ender med x, f.eks. .xlsx, .pptx.

Hidtil har de informationer, der lå i de forskellige Office-dokumenter været utilgængelige for andre programmer. Således var det ikke tidligere muligt at hente f.eks. adresser, emne eller andre oplysninger ud af dokumenterne, simpelthen fordi filformatet ikke gav mulighed for at angive, hvor den ønskede information kunne findes i dokumenterne. Skulle den slags informationer trækkes ud af dokumenterne, var det nødvendigt at åbne hvert eneste dokument og hente dem ud manuelt.

Men ved at anvende XML-formatet er det muligt at markere de enkelte informationer med særlige XML-koder. Derved kan andre programmer hente de markerede informationer ud af dokumenterne, uden at dokumenterne behøver at blive åbnet manuelt for at finde informationerne.

Derved bliver det muligt at trække brugbar information om f.eks. navne og adresser fra kundebreve, der allerede er skrevet og importere dem f.eks. i et CRM-system og genbruge kontaktinformationerne der.

Ikke bagudkompatibelt

Desværre er Office XML-formatet, der er en ISO-standard for dokumenter på lige fod med Open Office, ikke bagudkompatibelt med versioner af Microsoft Office system før 2007. Det betyder, at hvis du skal udveksle dokumenter, du har skrevet i Office 2007, med kollegaer eller venner, der stadig anvender Office 2003 eller tidligere, så skal du enten gemme dem i det gamle filformat eller opdrage modtagerne til at installere den særlige opdateringspakke, der gør det muligt for de tidligere Office-versioner at kunne læse det nye Office XML-filformat.

Den simpleste kur er simpelthen at bede dine venner eller kollegaer downloade og installere en opdatering til deres Office-version, der gør det muligt for dem at læse og skrive i det nye XML-baserede filformat. De kan hente opdateringen ved at klikke her!

Nogle af de nye muligheder giver problemer

Desværre betyder den manglende bagudkompatiblitet også, at der er visse af de nye muligheder i Office 2007, specielt med SmartArt, der enten kun vanskeligt eller slet ikke kan redigeres, hvis du udveksler dokumentet med en, der anvender en gammel Office-version. Derfor skal du nogle gange tænke dig en ekstra gang om, hvis du ved, at du skal arbejde sammen med nogen, der anvender ældre Office-programmer og derfor ikke kan redigere figurer og andre objekter, der er oprettet i den nye version af Office – også selvom de har installeret opdateringen, der gør det muligt at læse det nye filformat i deres gamle version af Office.

I den Quick Guide du kan downloade her på OfficeTips.dk, har vi samlet en række tips og tricks til, hvordan du udveksler dokumenter gnidningsløst med brugere af tidligere Office-versoiner. Det er ikke optimalt i længden, men som Office 2007-bruger er du nødt til at acceptere, at ikke alle får opdateret deres Office-version lige hurtigt – og du kan jo ikke fraskrive folk, bare fordi de ikke lige har opprioriteret at holde deres Office-pakke helt up to date.

Ingen relevante artikler matcher denne artikel.

Filed Under: Tips og Tricks

Tags: .docx, Office, Office XML, Word;