Enklere samarbejde i Office 2010
Med Microsoft Office 2010 og Microsoft SharePoint 2010 introduceres en række nye værktøjer, der gør det endnu lettere at arbejde sammen – endda samtidig i det samme dokument og helt uden at have Office 2010 installeret!
De fleste opgaver, som du arbejder på, skal du løse i samarbejde med andre. Oftest betyder det, at I skal være flere om at skrive dokumenter, opbygge præsentationer og regneark og hvad der nu ellers følger med for at I kan få løst opgaven.
Hvis du nogensinde har forsøgt at samarbejde om et dokument med flere kollegaer ved at sende dokumenterne rundt mellem jer, ved du hvilke store udfordringer, det giver.
Hver gang I udveksler dokumentet oprettes der en ny version og som oftest betyder det også et ny filnavn til dokumentet, så det er til at kende fra de foregående versioner.
Oftest ender I også med at have flere forskellige samtidige versioner af dokumentet, fordi der er flere af jer, der har redigeret i hver jeres version samtidig. Det betyder, at een af jer skal forsøge at samle alle rettelserne i det samme dokument. og oftest ender det i kaos, stress og frustration for alle de kollegaer, der deltager i processen.
Del dokumenterne på et netværksdrev
I kan naturligvis dele de dokumenter, I samarbejder om på et netværksdrev på jeres lokalnetværk. Men stadigvæk kan I ende med at have flere versioner af dokumenterne liggende, f.eks. fordi flere vil arbejde med dokumentet samtidig og kun en af jer kan have det originale dokument åbnet.
Derfor opretter de kollegaer, der kun kan åbne en skrivebeskyttet version af dokumentet, deres egne kopier af dokumentet og så ender I alligevel med at een af jer kommer til at skulle samle de forskellige versioner til et færdigt dokument til sidst.
Samtidig kan det være svært at finde ud af, hvad forskellen på de forskellige versioner af dokumentet er, uden først at skulle åbne det – og I mister muligheden for at rulle dokumentet tilbage til en tidligere version, fordi det optræder som flere forskellige dokumenter på drevet.
Endelig er der alle de andre informationer, som I måtte have brug for, for at kunne løse opgaven. F.eks. projektplan, oversigt over, hvem der laver hvad og f.eks. kontaktinformationer på eventuelle eksterne ressourcer og kilder m.v.
Dem er I nødt til at gemme i separate dokumenter og til sidst ender det med, at I skal have mange forskellige dokumenter åbne samtidig, når I arbejder på opgaven.
Læs også:
- Samarbejde i Office 2010 På Microsofts Office Engeneering blog fandt vi denne videosekvens, der fortæller om de nye muligheder for at arbejde flere i det samme dokument på samme...
- Del et dokument på SharePoint med dine kollegaer I stedet for at sende dit dokument til gennemsyn hos dine kollegaer via mail, kan du med fordel anvende Microsoft SharePoint til at styre kollegaernes...
- Tilføj nye dokumenter Du kan tilføje flere dokumenter på arbejdsområdet direkte fra Dokumenthåndtering-opgaveruden. Samme sted kan du også holde øje med andre versioner og genskabe tidligere udgaver af...
- Hvordan klargør jeg et dokument til samarbejde Før du sender dit første udkast af et dokument til gennemsyn hos en kollega, er det en god ide at aktivere Registrer ændringer-funktionen, gemme dokumentet...
- Dokumentsamarbejde på SharePoint Størstedelen af den information der er oparbejdet i et team, viser sig ofte at ligge gemt på kollegaernes computere. Derfor bruger vi meget tid på...
Filed Under: Inspiration
