Klargør mødearbejdsområdet
Det er en god ide at lægge de nødvendige dokumenter op og indtaste de grundlæggende informationer om mødet (dagsorden, målsætning, beslutningsgrundlag m.v.) på mødearbejdsområdet, før du udsender mødeindkaldelsen.
Det gøres ved at åbne mødearbejdsområdet ved hjælp af det link, der står øverst i Mødearbejdsområde-opgaveruden, når mødearbejdsområdet er oprettet.
Når du har åbnet mødearbejdsområdet, kan du begynde at sætte punkter ind på dagsordenen, overføre dokumenter til dokumentbiblioteket og opsætte en målsætning for mødet. Du kan også tilføje nye webdele til mødearbejdsområdet, f.eks. Beslutninger og Medbring. Hvordan det gøres i praksis, gennemgår vi senere.
Opret en dagsorden
Du føjer punkter til dagordenen ved at klikke på Tilføj nyt element-linket nederst i Dagsorden-gruppen på forsiden af mødearbejdsområdet. Så åbnes en Dagsorden: Nyt element-side, hvor du kan angive et punkt på dagsordenen, hvem der er ansvarlig for det, et cirka klokkeslæt samt en kort beskrivelse af indholdet af punktet. Du kan nøjes med at angive emnet for punktet, hvis du ikke kender de øvrige detaljer på nuværende tidspunkt.
På samme måde kan du tilføje nye punkter under Målsætning på mødearbejdsområdet, ligesom du kan tilføje dokumenter til mødeområdets dokumentbibliotek ved at klikke på Tilføj nyt dokument-linket. Så åbnes en Overfør dokument: Dokumentbibliotek-side, hvor du kan klikke dig frem til dokumentets nuværende placering ved at klikke på Gennemse-knappen eller overføre flere filer på en gang ved at klikke på Overfør flere filer-linket.
Fra mødearbejdsområdet kan du på et hvilket som helst tidspunkt invitere flere deltagere til mødet, hvis det skulle blive nødvendigt. Det gøres ved at klikke på Administrer deltagere-linket nederst på Deltagere-gruppen på mødearbejdsområdet. Så åbnes Deltagere: Nyt element-siden, hvor du kan invitere nye deltagere ved enten at skrive deres mailadresse i Navn-feltet eller klikke på Adressekartotek-knappen og udvælge dem fra dit adressekartotek eller din Kontaktpersoner-mappe. Det er også muligt at skrive en kort besked til vedkommende i Kommentar-feltet samt at angive hvilket svar, der er modtaget på invitationen, og hvorvidt deltagelse er enten krævet eller valgfri.
De nye deltagere har samtidig lettere ved at sætte sig ind i mødets dagsorden og emneområde, da alle relevante oplysninger ligger tilgængelige på mødearbejdsområdet. Dette gælder især ved møderækker, hvor det kan være svært at komme ind senere i processen, når mødedeltagerne har oparbejdet en vis intern fortrolighed om møderækkens emne.
Når mødearbejdsområdet er klargjort, sendes mødeindkaldelsen ud som en mail, ved at klikke på Send-knappen i Outlook.
Påmindelse om mødearbejdsområde
Når tiden for mødet nærmer sig, får du en påmindelse om mødet fra Microsoft Office Outlook. Er der oprettet et mødearbejdsområde til mødet, kan du åbne dette fra Påmindelse-vinduet ved at klikke på Mødetjenester-knappen og vælge Vis mødearbejdsområde. Ændrer du påmindelsesintervallet, når du modtager indkaldelsen fra standardværdien 15 minutter til f.eks. dagen før, kan du bruge den til at huske dig på, at du skal gennemse arbejdsområdet før mødet.
Er der oprettet et mødearbejdsområde til mødet, kan du åbne dette fra Påmindelse-vinduet ved at klikke på Mødetjenester-knappen og vælge Vis mødearbejdsområde.
Mødearbejdsområdet er kun et klik væk
Når du modtager en mødeindkaldelse med et tilknyttet mødearbejdsområde, kan du acceptere, afvise eller foreslå et andet mødetidspunkt ved hjælp af knapperne i den mail, du modtager med mødeindkaldelsen. Du kan også logge dig på mødearbejdsområdet ved hjælp af det link, der findes i meddelelsesområdet på mødeindkaldelsen. På mødearbejdsområdet kan du orientere dig om dagsordenen, målsætningen og hvilke dokumenter, der er lagt op på mødearbejdsområdet.
Du arbejder på et mødearbejdsområde på samme måde som et delt arbejdsområde og har de samme muligheder for at åbne og redigere dokumenter. Det samme gælder mulighederne for at tildele brugerne forskellige rettigheder til mødearbejdsområdet.
Læs også:
- Opret et mødearbejdsområde Du kan oprette mødearbejdsområder direkte fra Windows SharePoint Services eller ved hjælp af Mødearbejdsområde-knappen i Microsoft Office Outlook. Så får deltagerne adgang til mødearbejdsområdet sammen...
- Sådan opretter du et mødearbejdsområde Du kan oprette et mødearbejdsområde direkte fra mødeindkaldelsen i Microsoft Outlook til at indsamle informationerne til og fra et møde. Derved sparer du dels at...
- Mere effektive møder med SharePoint Mellem 50 og 75 % af den information du anvender i dit arbejde, får du fra andre mennesker – primært fra kollegaer og samarbejdspartnere. Et...
- Book mødet, så alle kan være med Alle mødeforberedelser starter med at finde ud af, hvornår de ønskede møde-deltagere har mulighed for at deltage. Det kan være noget af et puslespil at...
- Hvordan planlægger jeg møder med interne deltagere? Skal I holde møde med mange interne deltagere, er Mødeplanlæggeren i Microsoft Office Outlook et genialt værktøj til at finde det mødetidspunkt, der passer alle...
Filed Under: Tips og Tricks
