Opret et mødearbejdsområde

Du kan oprette mødearbejdsområder direkte fra Windows SharePoint Services eller ved hjælp af Mødearbejdsområde-knappen i Microsoft Office Outlook. Så får deltagerne adgang til mødearbejdsområdet sammen med indkaldelsen.

Det nemmeste er at oprette mødeindkaldelsen i Outlook, ganske som du sikkert gør i dag. Ved hjælp af mødeplanlæggeren (se Book mødet, så alle kan være med) kan du finde det bedst mulige mødetidspunkt, og når mødeindkaldelsen er klar til at blive afsendt, kan du vælge, hvorvidt du vil vedhæfte relevante dokumenter med baggrundsinformationer til mødet eller oprette et mødearbejdsområde, hvor du kan samle dokumenter, dagsorden, beslutningsgrundlag og andre baggrundsoplysninger omkring mødet.

I princippet fungerer et mødearbejdsområde på samme måde som et delt arbejdsområde. Du kan således udnytte det delte arbejdsområdes faciliteter til dokumenthåndtering, opgavestyring og informationsudveksling frem for at vedhæfte de relevante dokumenter til den mødeindkaldelse, du er ved at udsende. Derudover tilbyder mødearbejdsområdet nogle særlige mødefaciliteter, som f.eks. mulighed for at opsætte målsætninger for mødet, offentliggøre en dagsorden og hvilke beslutninger, der er truffet på mødet. En anden lille praktisk detalje er muligheden for at bede mødedeltagerne medbringe bestemte ting til mødet.

Du opretter et mødeområde til det møde, du er ved at indkalde til ved at klikke på Mødearbejdsområde-knappen i Deltagere-gruppen på Møde-fanen, hvis du benytter Microsoft Office Outlook 2007. I Outlook 2003 klikker du på Mødearbejdsområde-knappen midt i Aftale-vinduet. I begge tilfælde åbnes Mødearbejdsområde-opgaveruden, hvor der oprettes en placering til mødearbejdsområdet, og du kan vælge hvilken skabelon, der skal anvendes til arbejdsområdet. Der findes flere forskellige mødearbejdsområde-skabeloner, du kan vælge mellem.

Klik på Opret-knappen for at oprette mødearbejdsområdet. Så oprettes mødeområdet på serveren, men invitationen til mødet sendes ikke endnu. Det gør det muligt for dig at klargøre mødeområdet, før du udsender invitationen til mødedeltagerne.

Når mødeområdet er oprettet, og du har lagt de fornødne dokumenter og indtastet agenda og øvrige informationer, kan du sende invitationen til mødedeltagerne ved at klikke på Send-knappen i mødeinvitationen i Outlook.

Du kan læse mere om, hvordan du opretter et mødearbejdsområde i artiklen Sådan opretter du et mødearbejdsområde

Læs også:

1. Klargør mødearbejdsområdet Det er en god ide at lægge de nødvendige dokumenter op og indtaste de grundlæggende informationer om mødet (dagsorden, målsætning, beslutningsgrundlag m.v.) på mødearbejdsområdet, før...
2. Sådan opretter du et mødearbejdsområde Du kan oprette et mødearbejdsområde direkte fra mødeindkaldelsen i Microsoft Outlook til at indsamle informationerne til og fra et møde. Derved sparer du dels at...
3. Mere effektive møder med SharePoint Mellem 50 og 75 % af den information du anvender i dit arbejde, får du fra andre mennesker – primært fra kollegaer og samarbejdspartnere. Et...
4. Book mødet, så alle kan være med Alle mødeforberedelser starter med at finde ud af, hvornår de ønskede møde-deltagere har mulighed for at deltage. Det kan være noget af et puslespil at...
5. 6 tips til effektive møder Møder og e-mails er vore dages to mest alvorlige tidsrøvere. E-mails, fordi alle bruger tid på dem og møder, fordi flere spilder deres tid sammen....

Filed Under: Tips og Tricks

Tags: Mødearbejdsområder, Møder, Outlook, SharePoint